Réunions à distance : conseils et outils pour les rendre efficaces

Pour des raisons de crise sanitaire, de développement du télétravail, des évolutions des rythmes de production et de l’internationalisation des entreprises, les meetings en visioconférence se multiplient et vont certainement se pérenniser. Car les réunions à distance offrent un gain de temps, un gain économique et un gain écologique. Alors pour profiter de tous ces avantages, voici quelques astuces, recommandations et outils pour les rendre efficaces !

 A. Le cadre pour bien démarrer

1. Le matériel de base

Le premier conseil pour une réunion efficace est d’être bien équipé.e et de vérifier son matériel informatique avant le début de la réunion. Car si ces réglages ne sont pas faits avant le début de la réunion, on peut perdre et faire perdre beaucoup de temps à ses collaborateurs. Non seulement la réunion sera improductive, cela va énerver tous les participants et a minima embarrasser la personne concernée par le matériel défectueux. Ce qu’il faut avoir : Un ordinateur, une caméra, un casque audio, une bonne connexion internet.

2. Ce qu’il faut vérifier

– Votre ordinateur est suffisamment branché ou mis sur secteur.
– La caméra est bien positionnée. Vous pouvez également vous assurer qu’aucun objet incongru n’est dans le champ en arrière-plan.
– Votre micro et votre casque marchent correctement et le volume est bien réglé.
– Votre réseau internet fonctionne de façon fluide.

3. Ce qu’il faut faire 

– Préparer et ouvrir les documents que vous avez à présenter pendant le meeting. Effectivement, vos collaborateurs ont mieux à faire que de vous voir chercher pendant de longues secondes vos fichiers ou afficher une version ancienne !
– Vous installer confortablement dans une pièce calme.
– Si votre environnement est bruyant : Couper votre micro quand vous ne parlez pas… et n’oubliez-pas de le remettre quand vous parlez ! En revanche, si vous êtes dans un endroit tranquille, laissez le micro ouvert : cela laisse ainsi plus de spontanéité pour échanger avec vos collaborateurs.

– Fermez toutes les applications qui ne sont pas utiles pour la réunion. En effet, elles peuvent vous distraire de votre mission ou être visibles si vous avez à partager vos fenêtres pendant la réunion.
– Enfin, ne pas oublier durant toute la réunion que l’on vous voit et que l’on peut vous entendre (si vous n’avez pas coupé votre micro). D’ailleurs la presse commence à se faire l’écho de la multiplication des accidents de visio avec Skype, Zoom etc. Certes, c’est drôle, mais surtout quand cela arrive aux autres !

4. Les outils digitaux pour se réunir à distance

– Pour vos visioconférences, vous avez le choix entre Zoom, Teams, Webex, Google Meet, Skype, BlueJeans, etc.
– Pour co-créer des documents en ligne : Google Suite, Office 365.
– Des tableaux blancs interactifs en ligne : Miro, Klaxoon, Whiteboard Microsoft.
– Des Kanbans digitaux pour se synchroniser en équipe projet : Trello, Jamespot, Microsoft Planneur…

Gros point de vigilance : pour avoir une réunion efficace, il est impératif de s’approprier et de s’autonomiser sur ses outils digitaux au préalable. Si vous n’êtes pas à l’aise, n’hésitez pas à demander une formation sur ses outils digitaux. Si cela n’est pas possible, une des astuces consiste à s’entraîner avec des collègues et/ou regarder des tutos sur internet. En effet, une réunion à distance ne pourra être efficace si, à la base la technique ne suit pas, n’est pas adaptée ou si les outils ne sont pas assimilés par les collaborateurs.

 B. Identifier le type de réunion dont vous avez besoin, que vous allez proposer

L’animateur, l’organisateur, la personne à l’initiative de la réunion doit formuler clairement son besoin pour savoir quel type de réunion elle doit mettre en place.
Nous en identifions ainsi 7 qui ont chacune leur fonctionnement. Il est donc plus que judicieux de les connaître. En fonction de votre problématique, vous devrez alors adapter le format de votre réunion pour la rendre efficace.

1. La réunion classique

Votre besoin : échanger avec vos collaborateurs sur un point précis dans le cadre d’un projet.
Cadre technique : Visioconférence en mode mosaïque et partage d’écran.
Processus d’animation : minutée avec une inclusion, un partage du point à traiter, des échanges de clarification et réactions bien distincts et un pour action suivi d’un tour de clôture.

2. La réunion de synchronisation simple

Votre besoin : échanger sur le développement des projets, faire une revue des tâches en cours, partager sur ce qui bloque et ce dont on a besoin pour faire avancer le projet. 
Cadre technique : comme pour une réunion classique.
Processus d’animation : réunion de travail en mode stand-up meeting avec les participants pour encore plus d’efficacité dans la prise de décisions.

3. Réunion de synchronisation avec management visuel et remontée de tensions

Votre besoin : associer à la revue des tâches, un ordre du jour à la volée permettant de traiter des tensions, besoin de partage sur des sujets concernant l’équipe qui dépasse la simple revue de tâches.
Cadre technique : Visio en mode mosaïque et partage d’écran associé d’un outil de management visuel tel qu’un Kanban digital (Trello, Jamespot, Microsoft Planner, Kantree…) ou papier (même si cela devient de plus en plus rare !).
Processus d’animation : Stand-up meeting avec remontée des tensions au sens Sociocratie 3.0, Holacratie. Attention ! Une « tension » au sens holacratique est un écart entre « ce qui est » et « ce qui pourrait être »… Dit simplement, c’est un signal ressenti et dont on souhaite parler pour faire avancer, améliorer de manière constructive l’organisation, le projet. La tension n’est donc pas forcément négative.

4. Réunion de prise de décision 

Votre besoin : prendre une décision sur un point concret.
Cadre technique : Visio en mode mosaïque et un white board collaboratif.
Processus d’animation : inclusion (« que voulez-vous partager pour commencer cette réunion ? »), présentation descendante (avec éventuellement quelques slides qui illustrent votre propos), tour de clarification (questions pour que tout le monde comprenne de quoi il s’agit), tour de réaction (positive, neutre ou négative : qu’en pense l’assemblée), validation par consentement (qui est d’accord pour adopter la proposition, si quelqu’un s’y oppose il doit apporter des éléments concrets pour argumenter) et tour de clôture (« que voulez-vous partager pour terminer cette réunion ? »).

5. Réunion de capitalisation / rétrospective 

Votre besoin : faire un point sur ce qui a marché, ce qui peut être amélioré et ce qui doit être abandonné pour ne pas commettre les mêmes erreurs. Cadre technique : Visio en mode mosaïque et un white board collaboratif.
Processus d’animation : Miro, Mural, Klaxoon proposent différents templates de rétrospective. Pour motiver et fédérer les membres de vos équipes, et ce, quels que soient les différents profils de collègues, nous préconisons un PPCO pour analyser et faciliter les décisions en fonction du résultat…

Le Plus, Potentiel, Crainte, Option permet de mettre à plat les enseignements, d’enrichir, de renforcer et d’améliorer ce que l’on a fait. On commence d’abord par les « Plus » : vous mettez en lumière tous les points positifs de l’expérience. Puis, viennent les « Potentiels » : ce qui pourrait être développé. Ensuite les « Craintes » : ce qui n’a pas marché. Mais attention, à chaque « Crainte » on doit trouver une solution ou encore une « Option ». Et la crainte doit être formulée de façon positive. En d’autres termes, plutôt que de dire « le packaging est moche », on formulera ainsi sa « Crainte » : « comment faire pour améliorer esthétiquement le packaging ? ». Si bien qu’en face dans les « Options », on pourra, de ce fait, indiquer : « Ne pas négliger l’aspect esthétique du produit ».

C’est en conséquence beaucoup plus motivant pour la personne qui reçoit les remarques. Il ne s’agit donc plus de faire la liste des choses qui ne vont pas et de ne ramener que des problèmes : il faut donc venir avec des solutions ! Et à distance, pour embarquer les équipes, et ne laisser personne de côté, valoriser, résoudre des difficultés, être présent, sont des postures indispensables pour inspirer.

6. Réunion sur l’organisation/réunion de gouvernance

Votre besoin : faire un point sur l’organisation, les rôles de chacun, les rôles à créer, à supprimer ou à modifier.
Cadre technique : Visio en mode mosaïque et un Kanban associé à un logiciel de gestion de rôles comme celui proposé par Jamespot ou GlassFrog.
Processus d’animation : processus de gouvernance (avec inclusion, proposition, clarification, réaction, traitement des objections par consentement et non par consensus voir les principes d’Holacratie et de sociocratie 3.0, et, pour finir, tour de clôture).

7. Réunion de régulation

Votre besoin : revenir sur un problème de relation entre collègues, membres du projet et ce, même en télétravail. Éviter qu’une ambiance de groupe dégénère entre les participants.
Cadre technique : Visio en mode mosaïque et dans l’idéal en présentiel.
Processus d’animation : On privilégie le « je » pendant toute la durée de la réunion. Il s’agit de parler de ce que l’on ressent, de ses émotions personnelles, de faire une purge émotionnelle. On ne juge pas. Et personne n’attaque l’autre en lui adressant une liste de tous ses manques. L’équipe fait preuve d’une écoute empathique, respecte l’autre et chaque membre favorise une communication non violente.

C. Préparation, postures et rôles clés

1. Préparation

Qu’elles soient à distance ou en présentiel, pour chaque type de réunions, afin de les rendre plus efficaces, il faudra néanmoins préparer en amont un déroulé standard, se conformer à l’ordre des étapes et ne pas dépasser la durée que l’on a allouée à chaque partie. L’animateur communique ensuite les horaires de début et de fin de réunion et les fait respecter à l’ensemble de l’équipe ! Ces préconisations vous permettront ainsi d’atteindre plus facilement les objectifs que vous vous êtes fixés en début de réunion.

2. Quelles (bonnes) postures à adopter ?

Pour animer une réunion à distance de manière efficace, l’un des conseils les plus judicieux est d’avoir la bonne posture pour les animer. Alors concrètement, pour manager son équipe de travail à distance, il est indispensable de stimuler la réactivité du groupe. Cela a pour fonction d’encourager, d’impliquer la présence de chacun et de gagner en efficacité.
Vous pouvez par exemple encourager les interventions courtes afin d’éviter les digressions et de perdre les autres participants.

En début de session, nous recommandons également que les participants soient visibles tout au long de la réunion. En effet, parler de chez soi devant une série de fenêtres noires n’est motivant pour personne. De plus, cela ne contribue ni à la performance de l’intervenant ni à l’efficacité de la réunion ! La caméra ouverte force ainsi les collaborateurs à être présents, à être à ce qu’ils font. Cela évite en conséquence des redites, des incompréhensions, toutes sortes de choses qui font perdre du temps.

3. Les Rôles clés

Pour mener à bien une réunion, 2 rôles clés peuvent être sollicités en plus du facilitateur qui anime la session, distribue la parole et gère les temps de parole.
Le Time Keeper ou Gardien du Temps aide l’animateur, si nécessaire, à faire respecter le minutage prévu. Et troisième rôle clé : le Scribe. Ce dernier note les points clés de la réunion afin de garder une trace de ce qui a été dit et des prochaines étapes du projet si l’équipe ne travaille pas sur Kanban. Il peut également se charger des aspects techniques pour s’assurer de la fluidité de la réunion. Car encore plus à distance, la concentration peut être altérée ce qui diminue en conséquence la performance des actions et des prises de décisions à venir.

En conclusion

Nous avons donc souligné l’importance du matériel qui doit être vérifié et adapté à chaque réunion. Car si la technique empêche la fluidité de la réunion, cela peut être en conséquence extrêmement chronophage pour l’équipe. Un autre point pour rendre efficace une réunion à distance est de très bien la préparer en amont. En effet, il est nécessaire d’identifier la typologie de réunion qui répondra au mieux à votre problématique et pourra vous permettre d’atteindre nos objectifs. Enfin, n’hésitez pas à travailler votre posture pour être inspirant, fédérateur, reconnaissant et ressource ! Car avoir un bon relationnel qui dynamise l’équipe reste l’enjeu principal du distanciel !

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