Pourquoi faire des stand-up meetings avec mon équipe

Les méthodes agiles et plus particulièrement par la méthode Scrum ont développé cette forme de réunion au début des années 2000. Si le monde de l’agilité peut sembler être exclusivement lié à celui de l’informatique, les méthodes agiles et ses outils présentent en réalité de nombreux avantages pour des domaines beaucoup plus divers. Le stand-up meeting n’est pas seulement une « réunion debout ». C’est un ensemble de savoir-faire et de savoir-être qui impactent positivement le développement des projets. Alors, pourquoi faire des stand-up meeting avec mon équipe ? On vous livre quelques-uns des bénéfices les plus intéressants. 

A. Qu’est qu’un stand-up meeting et comment se déroule-t-il ?

1. Définition

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Cette réunion se pratique lors d’un développement de projet en mode agile. L’équipe se réunit alors très régulièrement pour faire le point sur l’avancement du projet.

2. Avec Scrum

Les membres de l’équipe sont donc debout en rond et répondent à trois questions principales : 

– Qu’as-tu fait hier pour avancer le projet ?

– Que vas-tu faire aujourd’hui ?

– Existe-t-il des obstacles à la réalisation du projet ?

3. Avec la méthode ias.a

La réunion permet à chaque membre de l’équipe projet de suivre son avancement, de se synchroniser et de faire part aussi de ses tensions. C’est un rituel clé. Il s’agit de préserver ce moment afin que tous les acteurs du projet soient présents. L’idéal est de fixer la réunion avec une périodicité régulière et en principe toujours à la même heure. Ainsi, le rendez-vous s’ancrera plus facilement dans l’agenda de tous. L’objectif principal est d’être rapide et efficace.

4. Bénéfices des étapes 

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La réunion se fait debout devant un Kanban. Le Kanban est un tableau qui permet aux membres de visualiser facilement tous les éléments nécessaires au déroulement du projet. Le projet est découpé en éléments ou en tâches. Chaque tâche est notée sur une étiquette qui va passer de la colonne « to do » (à faire) à la colonne « doing » (en cours d’exécution) puis à la colonne « done » (fait). La réunion se déroule de la manière suivante : tour d’inclusion de chaque participant, revue de la check-list, revue des indicateurs/metrics, revue des actions, établissement de l’ordre du jour (points opérationnels), traitement des points de l’ordre du jour, et tour de clôture. Chaque étape va permettre de ritualiser des moments clés de la réunion et donc de l’animer et de la rythmer. Ce déroulement précis a pour fonction d’augmenter l’efficacité de la réunion.

B. Les bénéfices pour le projet 

1. Des réunions plus rapides et plus efficaces

Avec cette mise en agilité, l’équipe accélère le rythme. Lors de ces réunions régulières et très processées, l’équipe se structure autour d’un projet commun et ne s’éparpille plus. Les réunions sont donc entièrement dédiées au projet et l’on ne perd pas de temps.

2. Des prises de décision plus agiles

On se voit très souvent donc on ne peut rester seul, très longtemps, avec un problème insoluble. En effet, l’équipe est présente pour répondre aux besoins et pour trouver des solutions ensemble. Les tensions sont très régulièrement relevées et remontées du fait de la fréquence des réunions. Une tension concerne le bon déroulement du projet. Le relevé des tensions a pour fonction de faire remonter et de partager lors de la réunion les points qui avancent, les points qui bloquent. La réunion permet de préserver un espace hebdomadaire dans lequel les tensions sont partagées, quel que soit le contexte.

En partageant une tension, on peut donner du feed-back sur ce que l’on fait, demander du feed-back à un autre rôle ou prendre une action. Il est ensuite préférable d’affecter l’action à une seule personne. Cela ne signifie pas que cette dernière sera solitaire et isolée pour mener à bien son action. Mais de cette manière, le responsable de l’action est clairement identifié. Il pourra bien sûr solliciter d’autres rôles/personnes pour mener à bien l’action s’il rencontre des problèmes.

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3. Des innovations lancées plus rapidement sur le marché

Avec un développement de projet en mode agile, une équipe dédiée et concentrée sur un même objectif, rythmée, énergisée par les stand-up meetings, les projets sortent plus vite. L’entreprise répond donc plus vite au besoin des clients. Elle est ainsi beaucoup plus réactive aux comportements du marché par rapport à ses concurrents. 

C. Les bénéfices pour la dynamique de l’équipe

1. Décloisonne les équipes

En pratiquant les stand-up meetings, l’équipe se concentre sur le projet. Mais de quelle équipe parle-t-on ? En développement agile, on ne fonctionne plus par service, mais on fonctionne avec l’ensemble des intervenants. Par exemple, l’équipe va être composée d’informaticiens, de designers, de marketeurs, de chercheurs… Ce mode de développement intègre des talents indépendants, structure les équipes différemment et in fine redynamise le groupe et le travail !

2. Renforce l’intelligence collective 

Le groupe agit comme une entité. Et cette entité va résoudre des problèmes, proposer des solutions, inventer des projets de manière beaucoup plus riche que la somme de ces talents pris individuellement. Lors des stand-up meetings, le groupe travaille en mode collaboratif, augmente donc sa productivité et assure un développement beaucoup plus agile au projet.

3. Oblige l’entreprise à une stratégie claire

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Le stand-up nécessite des rôles clairs puisque chaque action a un responsable. Il n’y a pas de chevauchement de territoires. Chacun sait ce qu’il a à faire. Cet alignement dans les actions nécessite que l’entreprise ait clairement identifié ses missions. La vision permet de donner un cap, de favoriser l’engagement et facilite la prise de décisions du groupe.

D. Les bénéfices pour les participants

1. Développe la capacité d’initiative

En mode agile, avec les stand-up meetings, chacun est responsable de sa tâche. L’individu s’investit ainsi dans sa mission et prend des initiatives pour la mener à bien. Son engagement sera en conséquence beaucoup plus important. Il se permet ces initiatives, car il est dans un cadre bienveillant et il comprend clairement ce qu’il doit faire. Ce cadre est bienveillant, car chaque semaine on se réunit et l’individu peut partager du feed-back, en demander et mettre, si besoin, l’intelligence collective au service des difficultés rencontrées. 

2. Libère des postures hiérarchiques

Avec ce mode de réunion, les tâches sont portées par des rôles et non plus des personnes. Cela permet de dissocier l’individu de ses rôles. En conséquence, lors des stand-up meetings, on se parle de rôle à rôle et non plus de supérieur hiérarchique à « exécutant ». L’individu a le rôle, car il a l’expertise et l’expérience. Il est donc le mieux placé pour accomplir la tâche. Ce qui n’est pas forcément le cas de son supérieur hiérarchique. Le cinquième principe agile va d’ailleurs dans ce sens : « construisez des projets avec l’aide de personnes motivées. Donnez-leur l’environnement et l’aide dont elles ont besoin. Et faites leur confiance pour le travail soit fait » ! 

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3. Améliore la posture

La mise en application de ces réunions est un formidable levier de dépassement de soi et d’ouverture. Le groupe se fédère, grandit autour d’un objectif commun. Les capacités des uns et des autres sont mises en lumière et reconnues. Cette reconnaissance des capacités contribue à donner du sens au travail. Les expertises s’alimentent alors des talents et connaissances connexes. Enfin, l’équipe gère rapidement les tensions et ainsi elles s’enveniment beaucoup moins. Les participants restent concentrés et perdent moins d’énergie à régler des conflits internes.

En conclusion

Les stand-up meetings sont un excellent outil des méthodes agiles. Ils favorisent l’accélération des projets et en améliorent la productivité. Le collectif, réuni régulièrement, guide, inspire et dynamise les individus. Enfin, la mise en place de ces réunions dans l’organisation de l’entreprise contribue à disséminer les mécanismes de prise de décisions. L’individu et le projet gagnent ainsi en maturité.