Comment améliorer l’efficacité de ses réunions de travail ?

Et si la réunionite était un vrai fléau dans la vie des entreprises ? C’est ce que laisse penser un article de Welcome to the Jungle avec quelques chiffres alarmants sur l’inutilité des meetings comme « 3 meetings sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision » ! Alors ce n’est pas une fatalité, bien au contraire, et il existe tout un tas de méthodes et de postures pour améliorer l’efficacité d’une réunion. On vous donne des pistes dans cet article !  

A. Fonctionner en rôles/personne

Nous préconisons des équipes de travail dans lesquelles les membres s’auto-organisent grâce à une gestion du groupe avec des rôles. En fonction du projet à mener, en amont, l’équipe va définir et détailler tous les rôles dont elle a besoin pour faire aboutir le projet. Un rôle est à différencier de la personne. Ainsi chaque membre de l’équipe peut avoir plusieurs rôles. Pour plus de productivité, on se parle de rôle à rôle. Cela permet de ne pas se disperser, mais d’adresser directement le problème, les avancées, les besoins d’un rôle.

1. Objectiver le travail

Et point important, avec les rôles, on favorise l’objectivité du résultat ce qui impacte fortement les comportements pendant les meetings. Il y a beaucoup moins de place pour la subjectivité des personnalités. On met de côté l’affect, car on n’adresse pas la personne, mais le résultat attendu. On se concentre sur ce qu’elle a à faire, sur le rôle qu’elle énergise. Ainsi le rôle/personne protège l’individu et évite que l’on se perde dans des considérations extra-professionnelles.

2. Empowerer l’individu

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De plus, l’individu gagne en responsabilité. Car le poste ne consiste pas en une liste de tâches à faire, mais à énergiser un rôle. Par exemple si on a la tâche suivante : « revoir la mise en page de la plaquette », on va effectivement revoir la mise en page de la plaquette. Si en revanche on a le rôle « DA des documents prints », alors l’individu est responsabilisé, autonomisé et prendra en charge l’ensemble des documents print. Il ne sera plus exécutant avec une liste de tâches successives à faire. Si on reste concentré sur la tâche alors on fait perdre du temps à l’entreprise, car il faudra lister toutes les autres tâches connexes à faire. Et in fine, cette organisation est beaucoup plus motivante, gratifiante et respectueuse pour le salarié.

3. Créer une raison d’être inspirante pour le rôle

Le rôle se compose d’un nom qui peut être choisi et inventé par l’équipe. Il sera ainsi facilement appropriable, interpellé et motivant. Il possède également une raison d’être qui sera l’objectif du rôle au sein de l’organisation. À cette raison d’être, peuvent s’ajouter des redevabilités. On nomme explicitement ce à quoi l’on s’attend de la part du rôle. Par exemple pour une équipe qui va devoir inventer un nouveau vélo. L’un des rôles pourra être autour de l’univers sonore du vélo (bruit des freins, de la sonnette, des roues, etc.). Son nom pourra être « Sound Master ». Sa raison d’être peut être : créer une expérience sonore la plus harmonieuse possible pour l’utilisateur. Ses redevabilités : intégrer des sons qui ne créent pas des surcoûts de production.

B. Capitaliser sur son organisation

À la fin de chaque étape, l’équipe pourra se réunir pour prendre du recul sur l’avancement du projet et aussi sur sa propre organisation. En observant ce qui marche et ce qui ne marche pas, l’équipe va acquérir un savoir-faire, se transformer continuellement et donc être de plus en plus efficiente. Le fonctionnement en rôle permet donc d’améliorer considérablement l’efficience d’une réunion.

1. Avoir une vision claire de sa stratégie

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Premièrement, il est indispensable de définir sa stratégie d’entreprise et donc de définir une raison d’être et des valeurs qui donneront vie à l’ambition de l’entreprise. Avec une vision claire, tout le monde comprend ce qu’il a à faire et vers où l’on va. L’implicite est plus facile à transmettre. On a tous la même notion de l’esthétisme par exemple on se comprend bien mieux ! Un bon fonctionnement de groupe est possible grâce à des valeurs partagées. En effet, avoir une vision forte et généreuse va faciliter la prise de décisions. L’équipe saura exactement ce qu’il faut faire, restera concentrée vers le but à atteindre, et donc la performance des meetings sera grandement améliorée.

2. Fonctionner en stand-up meeting

L’un des grands leviers pour améliorer l’efficience de vos réunions est de les réaliser en mode stand-up meeting pour gérer tous les éléments. La productivité sera grandement optimisée avec une prise de décisions accélérée.

Concrètement, un stand-up meeting est une réunion qui a lieu debout. L’idéal est de réunir pendant un temps court tout le monde concerné dans la même salle. Ou durant une même visio si l’on travaille à distance. Pendant ce temps consacré, avec l’aide d’un animateur, chaque membre de l’équipe va pouvoir de façon brève et claire s’expliquer sur l’avancement du projet, énoncer les problèmes rencontrés et se coordonner avec le reste de l’équipe sur les différentes actions. Le rythme imposé par l’animateur ainsi que la posture debout (qui mobilise l’énergie et n’invite pas à la détente) permet de se polariser sur points à aborder et il y a de ce fait beaucoup moins de digressions qui sont bien souvent très chronophages.

Par ailleurs, l’idéal est de ritualiser ces stand-up meetings de façon régulière aux mêmes jours et horaires de la semaine pour cadencer l’équipe. Effectivement, si l’on sait que l’on doit parler d’un avancement chaque lundi, il est fort à parier que l’on travaillera dessus avant. Pour être rapide et efficient, le meeting comprend tour d’inclusion, revue de la check-list, revue des indicateurs/metrics, revue des actions, établissement de l’ordre du jour (points opérationnels), traitement des points de l’ordre du jour, et tour de clôture. Et nous vous conseillons de réaliser ce meeting devant un Kanban pour être encore plus performant.

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3. S’aider d’outils de management visuel

En effet, pour accroître votre performance, le Kanban est un formidable outil de management visuel pour les membres du projet. Il peut être en papier et accroché au mur d’une salle ou en digital et disponible sur votre ordinateur. Que le Kanban soit physique ou digital, ce tableau est un outil. C’est une méthode qui regroupe tous les items des étapes de fabrication. En version simplifiée, le Kanban se forme de 3 colonnes. Avec les tâches que l’on devra faire (To Do), les tâches qui sont en cours de réalisation (Doing) et les tâches qui sont terminées (Done). En effet, cette segmentation précise permet de garder constamment en tête, et surtout sous les yeux, l’état d’avancement exact des projets durant toutes ses étapes. Cela renforce également la motivation avec la satisfaction de l’œuvre accomplie. Cette forme simple permet d’aller à l’essentiel et donc de gagner beaucoup de temps.

4. Placer l’utilisateur au centre de vos projets

Un autre moyen d’améliorer la performance de vos meetings est de placer le client au cœur de votre projet. L’idéal est de s’aider d’un persona pour développer son projet. Un persona est une personne fictive qui représente à elle seule une cible. En effet, créer un persona va permettre aux équipes de regrouper avec méthode tous les éléments qu’elles ont pu récolter sur leurs clients. Ainsi elles connaissent la cible, ses comportements, ses besoins, les problèmes et les bénéfices produits rencontrés. Tout ce savoir récupéré en amont du projet affute l’équipe qui va droit au but. Elle sait ainsi répondre aux attentes des clients. Les meetings cernent les problèmes de réalisation, comment les résoudre et font ressortir les succès. Toutes ces réponses motivent et engagent l’équipe.

En conclusion

Il existe de nombreuses manières d’améliorer la performance d’une réunion. Tous ces leviers ont en commun qu’ils permettent de simplifier la visualisation et la compréhension du déroulement des projets. Lors de meetings efficacesl’équipe sait où elle vace qu’elle doit fairequi doit le faire. Elle accroît sa responsabilité. Tout cela contribue grandement à motiver l’équipe, à la responsabiliser, à la cadrer. C’est-à-dire que cela lui donne des repères forts pour l’aider et l’inspirer dans son métier.